¿Cómo se organiza una feria para que sea todo un éxito?
Si estás pensando en ser el organizador, o simplemente quieres descubrir qué hay detrás, te contamos cómo se organiza una feria.
Desde que las marcas deciden participar, se diseña el stand para ferias y el público lo visita, en el comité organizador ocurren muchos más procesos que te explicamos en este artículo.
¿Cómo se organiza una feria?
Quienes se dedican a la preparación de eventos saben lo complejo y demandante del proceso, pues todo tiene que salir a la perfección.
Las ferias tienen dos clientes, con lo que eso supone:
- Las marcas
- Los visitantes
Ambos formarán su opinión respecto a la feria según su experiencia en ella:
- Si la valoración es positiva, la feria tendrá mayores posibilidades de celebrarse en sucesivos años, de conseguir patrocinadores y financiación, incluso de adquirir un nombre y fama internacional.
- Por el contrario, si la experiencia es negativa porque se hayan dejado cabos sueltos, la continuidad del evento penderá de un hilo.
Esto es una fuente de presión muy grande para el personal organizador, por lo que debemos ser conscientes de todo el esfuerzo y el trabajo que hay detrás de cada feria.
Elegir la ubicación perfecta
Es lo primero en lo que se piensa cuando se organiza una feria. El lugar es un reflejo de la personalidad de la empresa, de las marcas que participan y de quienes la visitan.
Este lugar tiene que ser accesible, bien comunicado y funcional:
- El aforo es crucial, pero es muy difícil de determinar el primer año, en el que todavía no tenemos datos de asistencia. Podemos obtener una cifra aproximada mediante un análisis de mercado y adaptar el aforo permitido a ella.
- El espacio determina, en parte, los servicios de los alrededores de la feria como el aparcamiento, restaurantes, alojamiento, etc.
- Estos servicios son importantes tanto en los alrededores como dentro del propio recinto ferial: salas de reuniones, zonas de descanso, baños, conexión a internet suficiente…
Dale forma a la estrategia de marketing
Diseñar el logotipo de la feria y elegir los colores es parte del proceso de organización, pero hay otros aspectos primordiales:
- Establece el público objetivo teniendo en cuenta tanto a las empresas expositoras como a los asistentes.
- Determina y acota el sector o sectores que van a exponer en la feria.
- Especifica los objetivos comerciales y de marketing que deseas conseguir con la celebración del evento.
- Determina cómo vas a conseguir esos objetivos, sin olvidar los inconvenientes que pueden impedir que los alcances.
Presupuesto y patrocinadores
Elaborar un presupuesto detallado es otro de los pasos más importantes de la organización de cualquier evento:
- Haz un presupuesto inicial detallado y preciso.
- Encuentra patrocinadores que colaboren en la feria. Trabaja la relación con ellos y firma un contrato comercial.
¿Qué servicios complementarios va a haber?
Las ferias suelen durar unos días, además de varias horas cada día. Tanto las marcas que participan, como los visitantes, necesitan comer, beber, descansar…
- Determina qué tipo de cocina va a haber en la feria y si encaja con la mayoría de los gustos. Piensa en tu público objetivo para decidirlo.
- Elige una forma de comer que resulte ágil y fluida como por ejemplo un buffet libre o un cóctel de pie.
- Ten en cuenta la sostenibilidad del evento y procura reducir el consumo de energía y la producción de residuos. Pon suficientes papeleras en el recinto para reciclar y opta por materiales duraderos y reutilizables.
Analiza los datos obtenidos y crea informes de resultados
Una vez terminada la feria es el momento de hacer balance:
- Analiza el impacto del evento, positivo o negativo, para introducir los cambios necesarios de cara a futuras ediciones.
- Análisis cuantitativo: contactos realizados, pedidos recibidos, ventas efectuadas, contratos firmados…
- Análisis cualitativo: fortalezas y debilidades, opinión de los visitantes y de los expositores, etc.
Ahora ya sabes cómo se organiza una feria a grandes rasgos pues, como ya imaginarás, dentro de cada una de las fases anteriores existen muchos pasos intermedios de los que estar pendiente. ¿Te animarías a organizar una?